Mandamientos y Notificaciones

El nuevo sitio web para las Oficinas de Mandamientos y Notificaciones tiene por finalidad brindar una herramienta que se adecúe a las necesidades y tareas cotidianas de dicho organismo.

El sistema brinda un mayor control y trazabilidad de los instrumentos, permitiendo asignarlos a las zonas y oficiales que corresponda -de manera individual o masiva-, visualizar historiales, cambios de estado, contador de impresiones, guardar borradores, firmar y enviar respuestas, etc.

Al sistema sólo tienen acceso los usuarios habilitados, que tienen distintos roles y permisos sobre las funcionalidades del sistema.

Configuración previa

Para comenzar a trabajar con el nuevo sitio web para las Oficinas de Mandamientos y Notificaciones, cada Delegación de Informática debe asignar los roles correspondientes a cada usuario de la Oficina en cuestión.

A su vez, para posibilitar las sincronizaciones de los instrumentos y comunicaciones, es necesario que el titular autorice a todos los usuarios en el domicilio electrónico de la Oficina de Mandamientos, desde el portal web de Presentaciones y Notificaciones Electrónicas (PyNE). Debe asignarles permiso de lectura para las Notificaciones y de envío para las Presentaciones.

Por otro lado, dentro del Portal de PyNE también, se debe corroborar que en Configuraciones - Preferencias, la opción Cantidad de presentaciones y notificaciones listadas por página NO esté en 0 (cero).

Al acceder al sitio web de Mandamientos y Notificaciones, el sistema informa que el usuario será redirigido para iniciar sesión con las credenciales de Mi Portal.

Una vez redirigido, debe ingresar su Legajo o DNI y Contraseña de acceso a Mi Portal.

En el primer acceso al sitio de Notificaciones y Mandamientos, el usuario debe dirigirse al menú que se despliega al hacer clic en su nombre (arriba a la derecha) y luego hacer clic en Mi Configuración:

Allí debe ingresarse el Domicilio Electrónico del Portal de PyNE del usuario y presionar Guardar. Si ya fue autorizado por el titular de su Oficina, se podrá observar debajo el domicilio de Mandamientos correspondiente.

Roles

Supervisor

Quien posee el rol de supervisor puede ver y operar sobre todos los instrumentos de la oficina de mandamientos a la que pertenece. Puede crear, modificar e inhabilitar zonas y visualizar los oficiales asociados a cada zona.

El supervisor puede visualizar el historial completo de cada instrumento (cambios de estado, asignaciones, comunicaciones, impresiones).
También puede sincronizar las comunicaciones, firmar y enviar todas las comunicaciones de la Oficina.
Puede asignar instrumentos a oficiales notificadores (de forma individual o masiva) y asignar instrumentos a zonas (también de forma individual o masiva), modificar o eliminar asignaciones existentes e imprimir instrumentos de forma individual o masiva y consultar cuántas veces se imprimió un instrumento.

Puede visualizar el estado de las alarmas (verde/amarillo/rojo) y desactivarlas.Puede cambiar estados de los instrumentos.

Oficial Notificador

El oficial notificador tiene un rol operativo. Recibe instrumentos asignados por un supervisor. Puede gestionar solo los instrumentos que tiene asignados, buscar instrumentos filtrando por distintos criterios (fechas, estado, zona, etc.) dentro de su alcance y tomar instrumentos con código de verificación, si están sin asignar.

Puede cambiar los estados de sus instrumentos y cargar descripción y observaciones de los estados.
Puede generar comunicaciones de sus instrumentos y guardar borradores. Firma y envía las comunicaciones que él mismo generó. Puede adjuntar archivos si corresponde.
Puede imprimir instrumentos asignados.
Puede visualizar el historial completo de sus instrumentos (estados, comunicaciones, alarmas, impresiones).
NO puede ver instrumentos de otros oficiales , desactivar alarmas ni enviar comunicaciones generadas por otros.

Mesa de Entrada

Este rol es de consulta e impresión. En una pantalla inicial, puede buscar instrumentos mediante los filtros: Estado, Oficial Asignado, Código de Verificación y Carátula.

Al extender Más opciones de búsqueda puede filtrar también por: Fecha de Recepción, Fecha de Estado, su condición de Urgente, la Zona asignada, por Domicilios Habilitados, Departamento y/u Organismo.

Puede ver el contenido de los instrumentos. En una primera línea, ve si tiene o no calidad de urgente, qué tipo de instrumento es (cédula o mandamiento), el estado en el que se encuentra, la zona a la que pertenece y la cantidad de veces que fue impresa.
Debajo se observa el domicilio postal (que fue incorporado en el escrito desde el Portal de PyNE). Bajo el domicilio postal aparece el código de verificación, el número de causa y la carátula.
Debajo figura el Organismo al que pertenece y el departamento judicial del mismo. Y en la última línea se ve la fecha y hora desde la que el instrumento está disponible y la fecha y hora de la asignación.
A la derecha están las opciones que permiten: Ver detalle e imprimir.

NO puede realizar acciones de gestión sobre los instrumentos (asignaciones, cambios de estado, comunicaciones).

Buscar instrumentos

Los instrumentos se sincronizan las 24 hs. del día, cada 15 minutos. La sincronización de instrumentos implica obtener las notificaciones electrónicas depositadas en el domicilio de la Oficina de Mandamientos y Notificaciones departamental, para visualizarlas y tenerlas disponibles como instrumentos que entran al circuito de trabajo de dicha Oficina. El listado de instrumentos sincronizados es el que se puede visualizar entre los resultados de la Búsqueda.

El sistema, en principio, ofrece los parámetros de búsqueda: Estado, Código de verificación y Tipo de Instrumento (cédula, mandamiento, oficio o todos).

En la visualización de quien tiene el rol de Supervisor, también se puede buscar por Oficial Asignado.

La búsqueda se puede ampliar presionando Más opciones de búsqueda. Allí se pueden filtrar los resultados por: Fecha Alta Mandamientos (desde/hasta), Fecha de Estado (desde/hasta), su calidad de Urgente y por Carátula. También se puede buscar por Organismo, e incluso filtrar previamente por el Departamento al que pertenece.

El filtro Departamento se utiliza únicamente para permitir la posterior selección de aquellos Organismos que pertenecen al mismo. No funciona como un filtro individual.

El supervisor puede también aquí filtrar por Zona asignada, Domicilios Habilitados, Departamento y Organismo.

Una vez que el sistema genera la búsqueda, muestra los instrumentos que responden a los parámetros ingresados, en un listado donde se observa: el tipo de instrumento, su estado, a qué zona pertenece y cuántas veces fue impreso.
También se puede observar si tiene calidad de urgente. Debajo aparecen el domicilio postal y el código de verificación del instrumento, el número de causa y la carátula. También el Organismo, la fecha de asignación y el nombre del Oficial Asignado al instrumento.

Entre los resultados, se puede filtrar, a su vez, por código de verificación, carátula o tipo de trámite (oficio, cédula, etc.)

A la derecha un menú ofrece las opciones (cada una se muestra solo cuando corresponde): Asignar (únicamente para el Supervisor), Ver Detalle, Imprimir, Responder y Cambiar Estado.

Asignar: quienes tienen rol de Supervisor, pueden asignar oficiales al instrumento.

Ver Detalle: abre el instrumento, al igual que al hacer clic sobre la carátula.

Imprimir: se puede imprimir desde aquí, al igual que desde adentro del instrumento.

Responder: se puede responder desde aquí, al igual que desde adentro del instrumento.

Cambiar Estado: desde este ícono se muestra el estado actual, y permite cambiarlo a sin asignar (de esta forma un oficial puede desasignarse un instrumento), en poder del oficial notificador y respondida por portal. Solicita la fecha del cambio de estado y ofrece un espacio para colocar una observación, si fuera necesario.

Estados del instrumento

• Sin Cumplimentar: muestra todos los instrumentos que no fueron respondidos aún al organismo que los envió. En los resultados se observan instrumentos con distintos estados que estén bajo esta condición.
• Sin asignar a oficial: muestra aquellos instrumentos que aún no fueron asignados por un/a supervisor/a o tomados por un/a oficial.
• En poder del oficial notificador: cuando el instrumento ya fue asignado o tomado por un oficial y está por ser procesado.
• Respondida por portal: muestra aquellos instrumentos a los que se les colocó manualmente este estado, por haber sido respondido excepcionalmente desde el Portal de PyNE.
• Comunicación realizada: cuando el oficial notificador ya realizó una comunicación sobre ese instrumento. Es el equivalente al estado "pendiente" del Portal de PyNE.
• Comunicación observada: cuando el instrumento es devuelto a la oficina por alguna observación respecto a la comunicación realizada sobre el mismo.
• Instrumento rechazado: cuando el organismo recibe una comunicación emitida a través de los modelos que notifican las causales de rechazo.
• Positivo: instrumentos que fueron entregados exitosamente.
• Negativo: instrumentos que no pudieron ser entregados, a pesar de haber realizado los intentos correspondientes.
• Asignado a Zona: muestra aquellos instrumentos que fueron asignados por el/la supervisor/a a una zona, pero no a un oficial.
• Todos: muestra entre los resultados todos los instrumentos a disposición del usuario (y según su rol) en cualquiera de sus estados.

Información del instrumento

Al hacer clic en la carátula del instrumento o en el ícono de Ver Detalle , el sistema muestra la siguiente información:

Dentro de Alarma visualiza la fecha de la última y se puede ver, si las tiene, el historial de las mismas:

Desde aquí se puede imprimir. Al cliquear en el botón correspondiente, el sistema ofrece un cartel informativo:

Y, a su vez, se puede ver el historial de impresiones, detallando la cantidad de veces que se imprimió, la fecha, hora y qué oficial la realizó:

En el recuadro donde se muestra el Oficial asignado se puede ver también: la zonas a la que pertenece (el instrumento), la dificultad, accesibilidad y distancia determinadas, la fecha y hora de la asignación, quién estuvo a cargo de la misma, observaciones si las hubiera y también se puede acceder al historial de asignaciones:

En el recuadro donde se muestra el Estado también se ve la fecha y hora del último cambio de estado, el nombre del oficial a quien fue asignado el instrumento, observaciones si las tuviera y la posibilidad de visualizar el historial de los cambios de estado:

Al final de esta sección se puede visualizar por defecto la pestaña Visualización (de la información del instrumento) y debajo el texto de la notificación electrónica. A la derecha de la pestaña Visualización se puede acceder a Comunicaciones, donde se listan aquellas pertenecientes al instrumento.

Al acceder a Ver Comunicación se observa la misma, su información y los archivos adjuntos, si los tuviera.

Imprimir instrumentos

Los instrumentos se pueden imprimir desde el ícono que se encuentra junto a cada instrumento de la lista de resultados de una búsqueda.

También desde el botón Imprimir, cuando se accedió al instrumento y se visualiza su información.

Impresión masiva de instrumentos

Cuando se seleccionan uno o más instrumentos, aparecen los botones para Imprimir, Imprimir Listado y Deseleccionar todo. A la izquierda se indica la cantidad de instrumentos seleccionados al momento.

También se pueden seleccionar Todos los instrumentos, o aquellos que ya fueron Impresos o Sin Imprimir. Esta forma de filtrarlos es únicamente para su selección/impresión masiva.

Al presionar Imprimir o Imprimir listado, aparece un aviso indicando que se abrirá una nueva pestaña para gestionar la impresión.

Dependiendo del navegador que se esté utilizando, el sistema le ofrece la opción de guardar y/o imprimir el archivo.

El instrumento se imprime en duplicado e incluye los archivos adjuntos de la presentación (aquellos cargados desde el Portal de PyNE, desde el botón que se encuentra junto al domicilio postal).
Las impresiones quedan registradas y se muestran en el listado de instrumentos.

Cuando se desea Imprimir Listado se muestra un archivo con los detalles del mismo, a modo de referencia para el Oficial Notificador.

Responder instrumento

Los instrumentos se pueden responder desde el ícono en la visualización del mismo, cuando se realiza una búsqueda.

También se encuentra el botón Responder dentro de la información del instrumento.

Una vez que se hace clic en Responder, el sistema muestra un cartel emergente para que se pueda seleccionar el tipo de respuesta (modelo) que se desea utilizar (los modelos se muestran en orden alfabético):

Si el instrumento se encuentra en estado Sin asignar a oficial, los modelos de respuesta disponibles serán acotados:

Una vez seleccionado y confirmado el modelo, dependiendo cuál sea, se deben llenar los campos solicitados y/o los espacios de texto libre para responder el instrumento.

Se pueden adjuntar archivos, si fuera necesario. Deben estar en formato .pdf. Una vez seleccionado el archivo a adjuntar, se habilita el botón Subir Adjunto.

Al presionarlo, el sistema pide la clave del Portal de PyNE para validar la carga.

Este procedimiento puede hacerse varias veces, para cargar varios archivos. Cuando el/los archivo/s se sube/n, el sistema informa que se hizo de forma exitosa, mostrando el/los nombre/s del/de los archivo/s. Para confirmar, se debe presionar el botón Generar respuesta.

Allí se muestra la comunicación con los adjuntos, si los tuviera y debajo los botones con las opciones de Guardar y Firmar y Enviar.

Si se elige Guardar, el sistema muestra un aviso indicando que el borrador se guardó con éxito y que esa página se puede cerrar.

Para acceder a ese borrador, se debe ingresar a la pestaña Comunicaciones.

Si se elige Firmar y Enviar, el sistema muestra un aviso indicando que la comunicación fue firmada y enviada con éxito y que esa página se puede cerrar.

El sistema permite enviar múltiples comunicaciones a un mismo instrumento (aún cuando éste tuviera una comunicación ya recibida por el Organismo de destino).

Tomar instrumentos

Tanto los Oficiales Notificadores como los Supervisores pueden auto asignarse instrumentos desde la pestaña Tomar, si el mismo está sin asignar y pertenece a la misma oficina de mandamientos.

La búsqueda de los instrumentos disponibles para tomar, puede realizarse seleccionando por zonas asignadas al oficial o se pueden seleccionar las opciones Todas las zonas o Sin zona.

También se puede buscar por código verificador o por carátula. Al ingresar una letra o número en el campo Buscar por código o carátula, el sistema muestra en el listado todos los instrumentos cuyo código o carátula contengan ese carácter, independientemente de si se encuentra al inicio o en cualquier otra posición. Los resultados de la búsqueda se van mostrando en el momento.

En el recuadro de Asignar zona se puede seleccionar, si fuera necesario, la zona donde se desee dejar asignado el instrumento que se va a tomar.

Al hacer clic en la carátula del instrumento, se abre el detalle del mismo en una nueva pestaña.

Al presionar el ícono el usuario toma el instrumento y el sistema muestra un mensaje de confirmación sobre el listado:

Comunicaciones

En la pestaña Comunicaciones se pueden visualizar los instrumentos guardados como borrador, para ser firmados por el Oficial a cargo o por el Supervisor de la oficina.
Se pueden filtrar por código, carátula o trámite. Y a la derecha se muestra un menú con opciones.

● Ver: se abre una previsualización del borrador.

● Editar: permite modificar el borrador, dando las opciones al final de Guardar o Cancelar.

● Firmar: para firmar el borrador, el sistema le solicita el ingreso de la clave de acceso al Portal de PyNE.

● Eliminar: antes de eliminar el borrador, el sistema arroja un aviso para confirmar la eliminación o cancelar.

Al seleccionar uno o más borradores, el sistema muestra el botón Firmar Seleccionadas, para poder firmar de forma masiva, si se lo desea.

La consulta de todas las comunicaciones de un mismo instrumento se realiza desde la pestaña Comunicaciones, accesible dentro de la información del mismo.

Zonas

Esta pestaña solo es visible para aquellos usuarios que tengan el rol de Supervisor, ya que son quienes pueden crear zonas nuevas, editar las existentes e inhabilitarlas si fuera necesario.

Cada zona tiene a la vista el nombre designado, su estado (vigente o inhabilitado), debajo se verán los parámetros indicados para esa zona (dificultad, accesibilidad, distancia) y a qué oficial está asignada. Junto al nombre del agente asignado, aparece el ícono para poder eliminarlo de la misma. En caso de que no haya ningún oficial asignado a la zona, aparece como Sin asignaciones.

Al hacer clic en el botón Crear zona se abre una ventana que permite elegir el nombre (descripción), tildar o destildar si está vigente y asignarle un número a la accesibilidad, dificultad y la distancia:

Una vez cargada la zona, desde el ícono Editar Zona se pueden modificar estos mismos datos que se cargan con la creación de la zona:

Desde el ícono se puede modificar el oficial asignado o incorporar uno nuevo, si la zona no lo tuviese:

Al hacer clic en Seleccione un Oficial se abre un listado con todos aquellos habilitados en esa oficina, para seleccionar aquel al que se quiere designar a la zona:

En los campos Desde/Hasta se despliega un calendario para seleccionar la fecha elegida:

Sincronizar comunicaciones

Tanto quienes tienen rol de Supervisor como quienes tienen rol de Oficial Notificador pueden Sincronizar comunicaciones.
Esta acción actualiza la visualización de los estados de los instrumentos para que el usuario pueda ver sus cambios, si los hubiese. Cabe destacar que el instrumento cambia de estado de forma automática, a medida que va pasando por los distintos estadios de su ciclo de vida. Esta sincronización NO influye sobre los cambios de estado de los instrumentos. Cada usuario puede sincronizar comunicaciones con la asiduidad que considere conveniente para su flujo de trabajo.

Para generar la sincronización, el sistema pide la clave del acceso con certificado al Portal de PyNE.