El nuevo sitio web para las Oficinas de Mandamientos y Notificaciones tiene por finalidad brindar una herramienta que se adecúe a las necesidades y tareas cotidianas de dicho organismo.

El sistema brinda un mayor control y trazabilidad de los instrumentos, permitiendo asignarlos a las zonas y oficiales que corresponda -de manera individual o masiva-, visualizar historiales, cambios de estado, alarmas, contador de impresiones, guardar borradores, firmar y enviar respuestas, etc.

Al sistema sólo tienen acceso los usuarios habilitados, que tienen distintos roles y permisos sobre las funcionalidades del sistema.

Roles

Supervisor

Quien posee el rol de supervisor puede ver y operar sobre todos los instrumentos de la oficina de mandamientos a la que pertenece. Puede crear, modificar e inhabilitar zonas y visualizar los oficiales asociados a cada zona.
Puede sincronizar las comunicaciones y es el único rol que puede sincronizar instrumentos.

El supervisor puede visualizar el historial completo de cada instrumento (cambios de estado, asignaciones, comunicaciones, alarmas, impresiones).
También puede firmar y enviar todas las comunicaciones de la Oficina.
Asigna instrumentos a oficiales notificadores (de forma individual o masiva).
Asigna instrumentos a zonas (de forma individual o masiva).
Modifica o elimina asignaciones existentes.
Puede visualizar el estado de las alarmas (verde/amarillo/rojo) y desactivarlas.
Puede cambiar estados de los instrumentos.
Puede imprimir de forma individual o masiva y consultar cuántas veces se imprimió un instrumento.

Oficial Notificador

El oficial notificador tiene un rol operativo. Recibe instrumentos asignados por un Supervisor. Puede gestionar solo los instrumentos que tiene asignados, buscar instrumentos filtrando por distintos criterios (fechas, estado, zona, urgente, etc.) dentro de su alcance y tomar instrumentos con código de verificación, si están sin asignar.

Puede cambiar los estados de sus instrumentos y cargar descripción y observaciones del estado.
Puede generar comunicaciones de sus instrumentos y guardar borradores.
Firma y envía las comunicaciones que él mismo generó.
Puede adjuntar archivos si corresponde.
Puede imprimir instrumentos asignados.
Puede visualizar el historial completo de sus instrumentos (estados, comunicaciones, alarmas, impresiones).
NO puede ver instrumentos de otros oficiales, desactivar alarmas ni enviar comunicaciones generadas por otros.

Mesa de Entrada

Este rol es de consulta e impresión. Puede buscar instrumentos mediante filtros (fecha, estado, zona, urgente, etc.).

Puede ver la información completa de los instrumentos (datos generales, estados y observaciones, alarmas, historial de cambios) e imprimir de forma individual o masiva.
NO puede realizar acciones de gestión sobre los instrumentos (asignaciones, cambios de estado, comunicaciones ni desactivación de alarmas).

Buscar instrumentos

El sistema, en principio, ofrece los parámetros de búsqueda: Estado, Código de verificación y Carátula. Pero se pueden ampliar, presionando Más opciones de búsqueda.

Allí se pueden filtrar los resultados por: Fecha de Recepción (desde/hasta), Fecha de Estado (desde/hasta), calidad de Urgente, Zona asignada, Domicilios Habilitados, Departamento y Organismo.

Una vez que el sistema genera la búsqueda, muestra los instrumentos que responden a los parámetros ingresados, en un listado donde se observan: la fecha de asignación y el color de la alarma (verde, amarillo, rojo), si tiene calidad de urgente, el tipo de instrumento, su estado, a qué zona pertenece y cuántas veces fue impreso.
Se observa también el domicilio posta y debajo: el código de verificación del instrumento, el número de causa, la carátula, la fecha desde la que está disponible y desde que fue asignada.

A su derecha un menú ofrece las opciones (cada una se muestra solo cuando corresponde): Asignar, Ver Detalle, Imprimir, Responder y Cambiar Estado.

: Asignar.

: Ver Detalle.

: Imprimir.

: Responder.

: Cambiar Estado.

Información del instrumento

Al hacer clic en la carátula del instrumento o en el ícono de Ver Detalle (), el sistema muestra la siguiente información:

Dentro de Alarma visualiza la fecha de la última y se puede ver, si las tiene, el historial de las mismas:

Allí también se puede Imprimir. Al cliquear, el sistema ofrece un cartel informativo:

Y, a su vez, se puede ver el historial de impresiones, detallando la cantidad de veces que se imprimió, la fecha, hora y qué oficial la realizó:

En el recuadro donde se muestra el Oficial asignado se puede ver también: la zona a la que pertenece (el instrumento), la dificultad, accesibilidad y distancia determinadas, la fecha y hora de la asignación, quién estuvo a cargo de la misma, observaciones si las hubiera y también se puede acceder al historial de asignaciones:

En el recuadro donde se muestra el Estado también se ve la fecha y hora del último cambio de estado, el nombre del oficial a quien fue asignado el instrumento, observaciones si las tuviera y la posibilidad de visualizar el historial de los cambios de estado:

Al final de esta sección se puede visualizar por defecto la pestaña Resumen (de la información del instrumento) y debajo el texto de la notificación electrónica. A la derecha de la pestaña Resumen se puede acceder a Comunicaciones, donde se listan aquellas pertenecientes al instrumento.

Al acceder a Ver Comunicación se observa la misma, su información y los archivos adjuntos, si los tuviera.

Imprimir instrumentos

Cuando se seleccionan uno o más instrumentos, aparecen los botones para Imprimir e Imprimir Listado (en caso de que haya más de uno seleccionado).

Al presionar cualquiera de los dos botones, aparece un aviso indicando que se abrirá una nueva pestaña para gestionar la impresión.

Dependiendo del navegador que se esté utilizando, el sistema le ofrece la opción de guardar y/o imprimir el archivo.

El instrumento se imprime en duplicado e incluye los archivos adjuntados en la presentación junto al domicilio postal.
Las impresiones quedan registradas y se muestran en el listado de instrumentos.

Cuando se desea Imprimir Listado se muestra un archivo con los detalles del mismo, a modo de referencia para el Oficial Notificador.

Tomar instrumentos

Tanto los oficiales notificadores como los supervisores pueden autoasignarse instrumentos desde la pestaña Tomar, si disponen del código de verificación y el instrumento: está sin asignar y pertenece a la misma oficina de mandamientos. Al tomarlo, se usan la zona y los parámetros por defecto del oficial.

Al ingresar una letra o número en el campo Buscar por código, el sistema muestra en el listado todos los instrumentos cuyo código contenga ese carácter, independientemente de si se encuentra al inicio o en cualquier otra posición.

Al presionar el ícono el usuario toma el instrumento y el sistema muestra un mensaje de confirmación sobre el listado:

Comunicaciones

En la pestaña Comunicaciones se pueden visualizar los instrumentos guardados como borrador, para ser firmados por el Oficial a cargo o por el Supervisor de la oficina.

La consulta de todas las comunicaciones de un instrumento se realiza desde la pestaña Comunicaciones, accesible dentro de la información del mismo.

Zonas

Esta pestaña solo es visible para aquellos usuarios que tengan el rol de Supervisor, ya que son quienes pueden crear zonas nuevas, editar las existentes e inhabilitarlas si fuera necesario.

Cada zona tiene a la vista el nombre designado, su estado (vigente o inhabilitado), debajo se verán los parámetros indicados para esa zona (dificultad, accesibilidad, distancia) y a qué oficial está asignada. Junto al nombre del agente asignado, aparece el ícono para poder eliminarlo de la misma. En ese caso, aparece como Sin asignaciones.

Al hacer clic en el botón Crear zona se abre una ventana que permite elegir el nombre (descripción), tildar o destildar si está vigente y asignarle un número a la accesibilidad, dificultad y la distancia:

Una vez cargada la zona, desde el ícono Editar Zona se pueden modificar estos mismos datos que se cargan con la creación de la zona:

Desde el ícono se puede modificar el oficial asignado o incorporar uno nuevo, si la zona no lo tuviese:

Al hacer clic en Seleccione un Oficial se abre un listado con todos aquellos habilitados en esa oficina, para seleccionar aquel al que se quiere designar a la zona:

En los campos Desde/Hasta se despliega un calendario para seleccionar la fecha elegida:

Sincronizar instrumentos

Solo el usuario con rol de Supervisor puede Sincronizar Instrumentos. Esto implica obtener las notificaciones electrónicas depositadas en el domicilio de la Oficina de Mandamientos y Notificaciones departamental, para visualizarlas y tenerlas disponibles como instrumentos que entran al circuito de trabajo de dicha Oficina.

Para generar la sincronización, el sistema pide la clave del acceso con certificado al Portal de PyNE.

Sincronizar comunicaciones